【官方文件】

2020年3月4日，人力资源社会保障部办公厅发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号）

北京市人力资源和社会保障局：

你局《关于在疫情防控期间开展劳动合同管理电子化工作的请示》收悉。经研究，现答复如下：

用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。

【解析指引】

什么是电子合同？什么是电子劳动合同？

电子合同是双方或多方当事人之间通过电子信息网络以电子的形式达成的设立、变更、终止财产性民事权利义务关系的协议。通过上述定义可以看出电子合同是以电子的方式订立的合同，其主要是指在网络条件下当事人为了实现一定的目的，通过数据电文、电子邮件等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议。

电子劳动合同简曰之即是用人单位与劳动者以电子形式达成的设立、变更、终止劳动关系权利义务关系的协议。电子劳动合同的法律效力和作用价值与纸质劳动合同是完全相同的。

电子合同普及推广的背景是什么？

随着互联网技术的日益成熟和电子商务的高速发展，传统的纸质签约形式弊端突显。签约效率低下，经营成本显高，安全隐患难控，使得期望数字化办公、无纸化管理的企业法人开始谋求合同形式上和管理上的变革进化，见证了电子合同一跃成为企业线上商务交易、合作达成的首要选择。

电子合同有哪些优势？

1、效率高：纸质签约中的合同签署和文件送达方式都是导致交易效率低下、时间拖沓的主要因素。纸质合同需经历文本定稿、双方签章以及送达留存等数个环节。如此执行除了会加大文件信息外泄、合同文本丢失的在途风险外，一旦涉及文本内容的调整修订，繁冗程序的重复实施、势必会影响交易的达成和目标的实现。

2、成本低：纸质签约，除损耗办公资源外，企业仍需耗费大量人力参与、操作、监督、执行合同签署交换的全过程。伴随着时间的延续，企业还需在合同管理以及储备存档上产生必要的人力开支和成本支出。

3、法律风险可控：纸质签约，依然存在相对方主体身份难以核实、物理签章肉眼难以识别、权限范围期限难以明晰等足以导致合同效力存疑的法律风险。况且，合同如需变更修订，则极易产生时间与内容上的纠纷争议，导致合作僵局。比较来说，电子合同则可以依靠科技手段规避阻断上述风险。除合同主体需实名登录操作外，合同内容一旦签署，便会形成内容固定、时间留痕且不可修改之文件形式，以确保合同内容的真实性和完整性。

4、签署流程管控，沟通协同高效。传统的合同签署流程审批过程繁复，对于多点生产、异地协同工作的企业或部门来说，更加耗费沟通成本。电子合同通过企业设置合同审批与签署流程。企业介于电脑端、移动端均可发起合同签署申请，签署方可通过微信、短信、钉钉等多终端可快速执行合同查看或签署操作。

5、合同文本的有效管理和备存。依托第三方平台或应用程序的功能模块，企业能够轻松实现合同文本的起草拟订和个性订制，有效对接调合同文本的检索、查看及调用。为保障涉密合同的私密性，企业更可设置审阅权限和登录密码，适时显现登录主体信息，以防合同内容外泄。

与电子合同有关的法律条文包括哪些？

1、《合同法》第十一条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

2、《电子签名法》第二条：本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。

（以下条文均是来源于《电子签名法》的规定）

第四条：能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。

第五条：符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。

第六条：符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。

第十三条：电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

电子邮件是电子合同吗？

不属于。这里需要首先阐述一个差别：我国《合同法》第十一条已明确（条文见上文），电子数据交换和电子邮件均属于数据电文种类，但二者仅系并列关系，而数据电文又属于法律规定的书面形式。是书面形式，不是电子合同！因而，可以得出结论，HR通过使用电子邮件与员工协商沟通、交换意见和作出决定，致使双方对劳动合同内容达成一致的，属于“以书面形式订立劳动合同”而非“订立了电子劳动合同”。无疑，以电子邮件形式订立劳动合同也是受到法律保护，具有法律效力的，但此方式与人社部官方文件中提及的电子劳动合同是两种存在本质区别的合同订立形式。

既然电子邮件订立合同符合法定形式的要求，为何还需倡导电子劳动合同的签订？原因在于采用电子邮件方式的最大隐患在于无法实名验证邮箱使用主体以及无法识别邮件内容的发送主体身份。而此缺陷将会直接导致以电子邮件形式订立的劳动合同失去法律效力。

电子劳动合同应当如何签署？

是HR通过微信将劳动合同内容以文档或文字形式发送员工，员工回复“同意”就可视为本份电子劳动合同成立了？从人社部的要求来看，并不能如此简单随意。

根据人社部官方文件的要求以及《电子签名法》的规定，HR首先需要通过互联网寻找可以开展电子合同综合业务的第三方合作机构。接下来劳资双方均应认真阅读该机构公示的操作指南和服务流程，对电子合同业务的办理做到深入了解。第三步：劳资双方应根据平台指引进行实名认证。企业方需提供营业执照、上传法定代表人身份证正反面图片。而后通过后台识别校验、审核处理、录制视频，上传视频完成身份验证。员工方也应依此流程，完成身份校验和实名认证。第四步：员工通过手机端手写签名样式并上传，企业应将章模图片拍照上传，平台会自动生成签名和章模的图片。第五步：由企业方将起草定稿的劳动合同文件通过电子文档形式上传至平台服务器，后由企业方发起请求，框定签署位置后，等待员工回复。第六步：由员工实名登录平台后，根据标识提示，使用电子签名，完成合同签署。第七步：合同签署后，平台自动会生成数据文本并进行备案留存，禁止任何一方无痕修改。另外，平台对电子合同的服务内容还包括电子合同的提醒、分类、归档、查询和检索等，能够使得合同的存储、查看和下载更加安全、便捷和高效。

那么问题来了，不借助第三方平台就不能完成电子合同的签订吗？

很难实现。HR也看到了，人社部在官方文件中对于电子劳动合同的签订要求是十分严格的，这与《电子签名法》中对于电子合同形成和生效的条件要求是一致的。我们可以将其概括为：内容清晰、可供调取、身份实名、格式唯一、时间固定、修改受限、有专属电子签名且该签名必须具备可识别性和可留痕性。

电子合同可规避哪些用工风险？

令HR感受最直接的必定是可以免除因劳动合同未及时签订、签订瑕疵和效力瑕疵致使企业需要支付双倍工资的用工法律责任。可换一角度思考，资方并非劳动合同电子化的唯一受益主体。依托电子劳动合同的成熟技术和科技手段，员工可不再担忧合同文本拒不交付以及合同内容被偷梁换柱等风险。电子劳动合同一旦签署，内容遂固定唯一，任何一方不可无痕添加或篡改合同内容。电子劳动合同的使用，可以愈发平衡劳资双方的权利利益，全面实现对劳动合同的规范管理和有效执行，切实发挥劳动合同在劳动关系中的核心基础作用。

疫情给我们带来的，也可能是模式和方法上的颠覆和变革。