物资采购合同管理制度

第一章 总则

第一条 目的。

为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，特制定本管理制度。

第二条 适用范围。

本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等交易金额在5 000元以上的采购。

第三条 权责划分。

1．采购部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。

2．生产部、质量管理部、技术部和财务部参与合同条款的公审。

3．总经理或其授权人负责合同签订的批准。

4．财务部负责合同原件的保管。

第二章 合同拟定、审批和签署

第四条 合同拟订。

1．合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。

2．采购合同主管根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。

第五条 合同必要条款。

1．交货地点、方式。

2．交货期。

3．包装要求。

4．规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的货品，如设备、非标准件等，应做详细要求，必要时签订技术协议书。

5．验收。

（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。

（2）供应商供应的货品必须为完好新品。

（3）验收工作由企业进行，供应商可提供必要的技术支持，但对企业的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。

6．标识要求。

对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。

7．不合格品处理。

（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。

（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。

（3）企业降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。

（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。

8．保密条款。

供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。

9．付款方式。

（1）应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式；

（2）如采取付定金 %，货到付 %，验收合格在一个月后付 %的方式，原则上定金不超过 %，最后一笔款在 %以上。

（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。

第六条 合同审批。

1．采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

2．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

3．公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

4．公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

5．公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。

6．公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。

第七条 长期合同。

1．对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。

2．采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司总经理审核、批准。

第三章 合同履行

第八条 合同履行。

1．合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

2．在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。

第九条 合同变更。

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

3．因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

4．其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第十条 合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。

第四章 合同保管

第十一条 采购部签署合同后，应将合同原件送财务部进行统一保管。

第十二条 采购部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产部、质量管理部、技术部各一份。