一、什么是工资条？

工资条是一种通俗的说法，正式名称应为“工资清单”，是一种由用人单位制作并交劳动者签收，载明“劳动者工资数额、工作时间、姓名”等信息的书面清单。

（注：为了方便阅读理解，本文主要使用“工资条”的叫法）

根据相关规定，用人单位有向劳动者提供工资清单的义务，如：

1.国家层面的规定

《工资支付暂行规定》第六条第三款规定，“用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单”

2.各省市的规定（部分举例）

（1）《广东省工资支付条例》（2016年修正）第十七条第一款规定，“用人单位支付工资时，应当向劳动者提供其本人的工资清单。”

（2）《深圳市员工工资支付条例》（2019年修正）第十五条第三款规定，“用人单位支付员工工资时应当向员工提供一份本人的工资清单，并由员工签收。工资清单的内容应当与工资支付表一致，员工对工资清单表示异议的，用人单位应当予以答复。”

二、工资条的常见法律风险

由于劳动法规定的繁杂，以及公司注册门槛的放宽（很多公司仍在采用上世纪90年代的“个体户”方式进行经营管理），许多用人单位并没有做到向劳动者提供工资条，或者虽然提供了但却未能规范设计及正确签收，导致了一系列的法律风险：

（一）法律风险一：工资项目不清

有些员工的工资有工资结构，包括基本工资、绩效工资、奖金、加班费、提成等部分。而在计算“加班费”时，用人单位往往与员工约定以其中的“基本工资”作为加班费的“计算基数”。如果用人单位没有制作工资条的做法，在双方发生争议时，加班费的“计算基数”容易发生争议——搞不好会按“应发工资总额”来计算加班费。

（二）法律风险二：工资金额不清

有些用人单位单位有向员工提供“借款、预支工资款、预支提成款”等的做法，还有些用人单位甚至将“报销费用”和工资一起发放。

如果用人单位没有制作工资条的做法，在双方发生争议时，用人单位很难证明员工的真实的工资金额，或需要依赖其他间接证据，导致证明难度大，证明方法繁琐。

（三）法律风险三：扣款发生争议

有些用人单位经常调整工资，虽然已经取得了员工的同意，但有时有些员工不记得了，或者后面反悔了。

如果用人单位没有制作工资条的习惯，在双方发生争议时，用人单位很难证明自己的工资调整征得了员工的同意，可能会被认定“克扣工资”。

小案例：

甲2014年入职A公司。甲2017年10月的月工资为9000元——其中包括基本工资5000元，岗位津贴2000元，住房补助500元、工龄工资500元，周六加班费1000元。

A公司没有发放工资条的做法，也没有让甲签字确认过自己的工资，一直都是通过银行代发工资。

2017年11月，因公司陷入经营困难，A公司与甲口头协商达成一致，将甲的岗位津贴从2000元/月暂时降为1000元/月。

2018年2月，甲突然以A公司“克扣工资”为由，对A公司提起了劳动仲裁。

仲裁过程中，A公司无法提供甲签字的工资条，无法证明甲同意调整岗位津贴。最后，仲裁员根据甲的社保、工资流水，倒推计算出来了甲的“应发工资”，认定A公司从2017年11月起，存在克扣工资的做法，作出了对A公司不利的裁决。

分析：

本案A公司如果有制作工资条并让甲签字的做法，在甲连续签收工资条2个月后，一般视为甲已经同意调整工资，此时仲裁员不会轻易支持甲方的诉求。

三、工资条应如何设计？

（一）不规范的工资条

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分析：

1.两份工资条都没有注明“公司名称”，也没有让员工签字的地方；

2.第一份工资条：

没有项目名称，没有年份；

3.第二份工资条：

（1）基本工资不是法律术语，正确叫法应为“正常工作时间工资”；

（2）“加班补助”的名称不够规范，应当修改为“加班工资”；

（3）如果有“加班工资”的项目，还应载明“加班时间”，否则容易产生争议；

（4）“扣款”的具体内容不够明确，应当注明具体的扣款项目，如社保扣款、公积金扣款、个人所得税扣款、宿舍费扣款等。

（二）规范的工资条

四、工资条应如何签收？

（一）工资条应由员工本人签字，并保存一份在公司，至少2年。

工资条应一式两份，一份交员工，一份由员工签字后交公司保管，保管期限一般为2年以上。

（二）签订的时间

1.定期签订：

（1）每个月份签订：正常情况下，应该每人每月签订1份。

（2）每个季度签订：如果员工较多，工作量比较大，可以每季度签订1份。

（3）每个年度签订：如果员工稳定，工资项目简单，可以每年度签订1份。

建议注明，员工对工资条上的工资结构及金额有无异议，xxx时间至xxx时间的年休假有无休完等。

2.续订合同时签订：

员工合同到期需续签劳动合同的，公司可以将合同到期前的工资清单打印一份，由员工本人签字确认。

建议注明，前一份劳动合同的履行期间的各项工资是否已经结清等。

3.员工离职时签订：

员工办理离职手续时，公司可以将其离职前的工资清单打印一份，由员工本人签字确认。

建议注明，离职前各项工资（如加班工资、提成工资、津贴、年休假、各种补贴等）是否已经结清，避免离职后发生纠纷。

（三）工资条应为纸质

有些公司喜欢使用微信、QQ、电子邮件的方式发放工资条，但这些方式存在以下缺点：

1.电子邮件等不是实名制的；

2.微信虽然是实名制的，但在更换手机、维修手机等情况下，微信记录容易丢失，而微信记录目前只有本地记录，没有云端保存功能，丢失后无法申请法院向腾讯公司调取。

3.电子证据没有纸质工资条容易举证。

五、签收工资条对用人单位的好处

（一）不易发生争议

规范的工资条，可以让员工清晰地了解自己的工资发放情况，不容易产生争议。

（二）明确仲裁时效

劳动纠纷的仲裁时效是1年，企业实行工资条签收制度的，员工在签收工资条时就已经知道了自己的工资发放情况。员工如果对自己的工资发放有异议，一般应在签收后1年内提起。

（三）规范企业管理

规范的工资条，可以使员工的工资与其他款项（如报销款、预支款、借款等）区分开来，做到财务规范，避免混同。

工资发放出现纠纷的，员工可以投诉到劳动行政部门，如果公司无法提供规范的工资条或工资发放记录，可能会被有关部门要求整改或者处罚。与之相反，如果公司能够提供规范的工资条，劳动行政部门会倾向于认为公司的管理规范，没问题。

六、相关规定

《工资支付暂行规定》

文号：劳部发〔1994〕489号

时效性：现行有效

第六条 用人单位应将工资支付给劳动者本人。劳动者本人因故不能领取工资时，可由其亲属或委托他人代领。

用人单位可委托银行代发工资。

用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。

《广东省工资支付条例》（2016年修正）

第十七条 用人单位支付工资时，应当向劳动者提供其本人的工资清单。

用人单位延长劳动者工作时间或者在休息日、法定休假日安排劳动者工作的，应当在工资清单中列明相应的工资报酬；未列明且无法举证已支付的，视为未支付相应的工资报酬。

工资清单项目及数额应当与工资支付台账相一致。

劳动者有权查询和核对本人工资清单。

《深圳市员工工资支付条例》（2019年修正）

第十五条 用人单位支付工资应当制作工资支付表。

工资支付表应当有支付单位名称、工资计发时段、发放时间、员工姓名、正常工作时间、加班时间、正常工作时间工资、加班工资等应发项目以及扣除的项目、金额及其工资账号等记录。

工资支付表至少应当保存两年。

用人单位支付员工工资时应当向员工提供一份本人的工资清单，并由员工签收。工资清单的内容应当与工资支付表一致，员工对工资清单表示异议的，用人单位应当予以答复。

作者简介：

黄维升律师，深圳执业律师。