来源：钥城网

　　“不能只是踩刹车，还要成为公司的动力部门，主动为公司创造价值”是当下企业对法务部门未来发展的展望。

近年来，许多公司开启了法务管理的信息化建设。意在通过法务流程的线上化、自动化促进业务的发展。

具体的落地情况如何，是否达到了预期的效果？

带着这些问题，上上签电子签约联合法务职业经理人平台LCOUNCIL举办了“法务信息化升级实践经验分享会”，好丽友集团中国区法务及知识产权负责人，总法律顾问张剑君就“从系统到中台，好丽友法务创新的三个阶段”做了深度分享。

　　本文摘自张剑君先生的现场分享。

　　一、2018年上线法务业务管理系统

提到好丽友，目前大众的认知更多停留在食品板块，实际上好丽友的业务还涉及影院、体育、生物医药等产业。所以单看合同审查需求，每年大约就有近万份合同需要审查。

从2018年开始，好丽友中国区的法务团队就跟内部的IT部门一起着手开发合同审查系统。系统在2018年12月上线之后，因为法务自始至终在介入，所以整个系统承接了各领域各模块对于合同审查的需求。

　　法务信息化建设开始了第一步。

此后对外签署合同都必须经过线上审核，这对当时有近1万多人的公司而言，面临一定的阻力。面对新的事物，当大家还不熟悉时，很难对法务团队产生信任。所以出现了包括合同审查为什么要用电子的形式、能不能特批等疑问。

　　经过约一年的时间，全公司已经习惯了通过系统在线审查合同。

　　二、2019年引入电子签约技术

2019年6月，好丽友正式引入了上上签电子签约。

　　为什么引入电子合同签署？

实际上我们每年有大约2000多家经销商，覆盖在全国31个省市自治区，因为很多经销商在三四线城市，所以合同从起草修订到沟通盖章，再回到北京总部，需要两至三周时间。

　　最重要的是签署合同过程中存在着造假问题，之前一旦发生纠纷或者诉讼，经销商会以“盖章或者签字不是本人行为”为由来应对，所以当时很坚决地引进了电子签。

　　它带给好丽友最大的好处是什么？

在导入上上签系统之前，我曾经问过经营管理部门，希望能将公司的经销商数据调出来，看一下整个经销商的情况。

　　当时输入“经销商”三个字之后，出来的很多不是准确数据。真正签署经销商授权协议的，还需要花很多时间筛查。

所以在此之前，公司很难准确统计“到底每天有多少家经销商”。

　　当时可能这家经销商已经成为了我们的经销商，但是由于合同还没过来，数据就没有录入到SAP，整个过程非常缓慢。

现在经销商在电子签约平台完成实名认证之后，平台收集的信息和数据会与SAP系统自动汇集，这样做能够始终保持公司基础数据的准确性和真实性，实现了经销商基础数据的动态管理。以往需要人工鉴别比对的工作现在完全交由系统自动比对，减少了这部分的工作量。

　　另外，经销商在实名签署经销商协议时，整个流程会通过上上签电子签约平台实时公证，降低了后期法务团队举证的难度。

　　所以通过电子签约中的实名认证:

第一，我们拿到的准确数据，是法务在公司经营管理中最重要的一个贡献；

　　第二，我们彻底能够杜绝这种造假。因为一旦开始签订电子合同，就会发现各种各样的问题，诸如有些经销商公司早已注销、资质过期、人证不符等。所以筛查出了一批不符合规范的经销商。

2020年疫情期间，我们正式宣布除一些特殊情况之外，所有好丽友对外签署的合同都必须签电子合同。

图片来源:好丽友官网

　　三、2021年全面对接电子签约，打造法务中台

在整个电子签的推进过程中，后续每一个业务部门在使用电子签约之后都有了自己的想法。

首先，人事部门想上线劳动合同，后续其他的管理部门，如物流部门提出整个物流的回单环节是否也能用电子签约技术。之前把货从工厂送到经销商的仓库必须经由物流公司配送。物流公司完成配送之后，经销商要纸质签字。

　　签字之后，这张纸会作为物流公司跟我们结算物流费用的凭证，基本会在一个月之后才能完成结算。所以我们就讨论在物流回单的基础上是否可以迅速签字，可能当月就能结算费用。

这样也能保证当月损益计算的准确性，否则每次都是“当月的损益却没包含当月的物流费”，这是很大的问题。

　　当很多业务部门提出这些需求之后，我们也进行了上下沟通。

从技术上讲，哪个部门想用这个系统，电子签名都必须经过刚才提到的法务合同管理系统，这会给我们造成很大的负担。另外，我们的数据安全也有可能会出现问题。因为可能会涉及物流公司等第三方，初期很难评估未来扩展的范围会有多大。

所以当时提出“是否能构建一个中台，相当于一个插销，将插销插到我们的服务器上，其他部门如果想用电子签约技术，即插即用”，无需再和法务的合同系统有关联。

　　今年我们打算将智能物流系统中的回单环节导入至系统中台，除此之外和经销商每月的费用对账单环节未来也有计划导入。

　　结语

随着企业规模不断扩大、业务的逐渐多元化，未来，这种“借助法务中台，实现从被动响应到主动赋能业务发展”的思路将成为主流。

据上上签电子签约介绍，在所服务的客户中，已经有一些500强企业的法务部门开始推动“法务中台建设”。通过集合各业务板块需求，利用后台诸如电子签约等技术手段，提供前台复用的公共能力，为业务发展提供敏捷高效与安全合规的双重法律保障。

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