随着组织的业务不断扩大,各地开设分公司,异地用章的问题就出现了。当分公司跟总公司同属一个法人的时候,分公司要用章,则需要把盖章文件邮寄到总公司盖章,然后再邮寄回来。这样不仅麻烦,而且等待的周期长,尤其是当前疫情防控常态化下,快递邮寄受当地疫情影响,送达的时间并不确定。一旦分公司有急需的文件盖章,邮寄过程就很容易耽误盖章进程。

针对以上异地用章邮寄的问题,可以通过电子签章的方式解决。

《电子签名法》《民法典》的颁布实施,让电子签名、电子合同应用有了法律规范和保障。近些年,各级政府单位也出台了大量的政策文件,支持电子签名、电子印章在各行业、场景中的推广普及。弥补纸质文件异地签章、文件管理难题,帮助组织实现降本增效。

什么是电子签章

电子签章是指用电子印章签署电子文件的过程,使其实现与纸质文件盖章操作相似的可视效果。不同于实物印章图像数字化操作,电子签章可保障数据(签章信息、签章证书、签名算法标识、签名值、时间戳)来源的真实性、完整性以及不可抵赖性。

简单来说,电子签章即拥有了实物印章的可视效果,同时又通过电子签名技术来保障签章人身份及签章意愿。

电子签章流程,如何进行文件盖章

首先我们要申请一个电子印章,电子印章的申请可以通过各地的政务数字化服务平台,电子印章申领通道进行申请,提供单位(机构)的合法证明材料以及经办人的有效身份证明材料。

或者通过第三方电子合同服务平台,不仅能够为单位(机构)提供合法可靠的电子印章,而且还集同文件签章、合同文件管理、数据存证、司法服务一体的全流程电子签约服务。

申请到了电子印章就可以像实物印章一样进行拖拽到指定位置进行盖章,这里通过签盾电子签约流程进行展示:

组织机构可通过pc、app、H5、微信小程序等端口进入到签盾平台,注册并进行主体认证,认证完成后即可申请生成电子印章,并通过权限管理授权给相关人员使用印章。

上传需要签章的合同文件,设置好签署方的签署信息,包括主体信息、签署人信息、手机号、签署顺序等,如果是己方是先签署的一方,则进入到签章页面,把印章拖拽到印章处,确认即签章完成,再发送给签署方。

平台会通过短信的方式通知给签署方,签署方如果是第一次签署,也需要先进行注册并认证,申请自己的电子签名/印章,然后就可以进入到签署页面,拖拽签名或印章到签章处进行签章确认。

一份带有电子印章的合同文件就算签署完成了,整个过程都在线上进行,无需流转到线下,使用到纸张,随时随地都能签,方便且高效。